オフィス設立前の内装(改装)工事とは
オフィスを設立する際、最近では拠点となる物件を持たない方法もありますが、登記などの法的な手続きの観点から物件を持つことが一般的です。
物件を拠点とする場合、室内は従業員が過ごしやすいような空間作りが求められます。壁のデザインや利便性の高いデスクのレイアウトなどを考慮しましょう。
オフィスを設立するには
内装(改装)工事についてご紹介する前に、オフィス設立に必要な知識について触れておきましょう。
起業するのに必要なオフィスを構える場所は、自宅、賃貸マンション、テナントなどです。オフィス設立の許可が下りている場所であれば、基本的にどこでも設立可能になります。 オフィスを構えて起業する際には、法務局に"商業・法人登記"を申請する必要があります。まずは登記に関することをご紹介していきます。
商業・法人登記とは
商業・法人登記は、法務局が定めている商業・法人向けの制度です。制度の概要は、オフィスの商号、名称、所在地、代表者の氏名などの事項を登記官と呼ばれる法務局の職員が審査し、一般向けに公開することです。
登記を一般向けに公開することでオフィスが確かに運用している証明になり、信用維持を図れます。同時に取引相手に安心感を与えることができるのです。
登記は法律で義務付けられているので、申請をせずに放置していると100万円以下の罰金対象となります。申請の期限は設立から2週間以内です。設立後は速やかに法務局へ申請を行いましょう。
また、登記の申請は起業時だけでなくオフィスを移転し住所を変更した場合や、役員を変更した場合でも必要になります。
内装工事の内容
会社がテナントやビルに入居する時には、内装工事が必要です。
テナント・ビルには、前事業の内装や設備が残っている"居抜きオフィス"と、内装や設備がすべて撤去、解体されている"スケルトンオフィス"があります。 物件を決める際に費用を抑えたい場合は"居抜きオフィス"、会議室や応接室などの間取りを自由に決めたい場合は"スケルトンオフィス"を選びましょう。
居抜きオフィスは、前事業の間取りや設備をそのまま使用することができます。新たに大きなリノベーションを施したり、設備を導入しなくて済むので費用が抑えられるのです。 しかし会議室を増設したい、間取りを変更したい場合は、解体・撤去という作業が必要になるので費用はかさんでしまいます。
スケルトンオフィスは、最初から内装や間取りがない状態です。オフィスのコンセプトやデザインを思いのままに実現することができます。 その分、間取りを設置したり配線などの付帯設備を新設するといった大きなリノベーションが必要になるので高額な費用がかかる傾向にあります。
居抜きオフィスとスケルトンオフィスの違いを踏まえた上で、ここからは内装工事の内容をご紹介していきます。
パーテーションの設置
取引先をオフィスに直接招いて商談などを行う場合、従業員が働くスペースの間に間仕切りを設けることが望ましいです。間仕切りにはパーテーションを使用することで、自由度の高い間取りを実現できます。 パーテーションには、ガラス張りで開放感のあるものや、プライバシーに配慮したものがあります。また、完全に別空間として確立するための防音機能が備わっている商品も開発されており、オフィスのコンセプトに合わせて選ぶと良いでしょう。
パーテーションの使い方は自在です。エンジニアやデザイナーの多い事業は、ひとりひとりのデスクごとにパーテーションを設けることで、作業に集中できる空間が作り出せます。 部署の多い事業は、パーテーションで部署ごとに間仕切りを作ることもできるのです。
背の低い簡易的なパーテンションであれば、DIYで設置や移動が可能です。しかし、天井や壁に直接取付けるような施工が必要なパーテーションは、内装工事の一環として業者に依頼すると良いでしょう。
付帯設備
オフィスの内装工事は、最初から建物に備え付けられている付帯設備にも注目しましょう。IT系の事業は、従業員ひとりひとりがパソコンを使用します。広いオフィスの場合、コンセントの数が少ないと非常に利便性が低いですよね。 さらに壁面にしかコンセントがなければ、延長コードが何本も必要になるだけでなく、オフィス内の行き来でコードを跨ぐ必要があります。
コンセントは壁面だけでなく、天井、または床から引く方法もあります。広いオフィスになるほど、壁面のコンセントだけでは追いつかなくなってきます。 デスクなどの様々な物品を導入した後に、コンセントの位置を変える、増設などの工事をすると効率が悪いと言えます。最初の内装工事の段階で、コンセントの位置による利便性を考慮しましょう。
オフィス設立場所で見る内装(改装)工事
オフィスとなる物件には「賃貸マンション」、「テナント・ビル」、「自宅」、「バーチャルオフィス」という種類があります。物件の種類によって内装(改装)工事の内容は変わってくるので、それぞれで見ていきましょう。
賃貸マション
起業する事業の規模が小さく、役員や従業員数が少なければ、賃貸マンションをオフィスとして利用するのが良いでしょう。賃料はオフィスビルよりも断然安くなりますし、敷金などの初期費用も抑えることができます。 しかし物件のオーナーの意向によっては、オフィスとして使用できない場合があります。また、使用できたとしても通常のマンション契約とは異なり、原状回復の規定や敷金などに追加が発生する可能性が高いです。
賃貸マンションでは内装工事ができる範囲や内容も非常に大きく制限されます。賃貸である以上、壁に穴を開けたり、壁の撤去などの大掛かりな工事はできませんし、行えたとしても退居時に高額な原状回復費用が発生しかねません。
ある程度広さのある室内で間仕切りを設けたい場合は、ローパーテンションと呼ばれる据置型のパーテーションを設置すると良いでしょう。
ローパーテーションであれば大掛かりな工事は必要なく、DIYでの設置も可能です。
テナント・ビル
オフィスの設立でもっとも主流な物件はテナント・ビルです。物件のオーナーもオフィス専用として貸し出していることが多いので、使用に大きな制限なく契約することが可能です。 賃貸マンションでは設置が難しい、スチールパーテーションと呼ばれる天井まで固定する間仕切りも設置できますし、会議室や応接室など様々な用途の空間を作り出すことができます。
しかし元が広い物件であれば、コンセントの位置を確認しておきましょう。デスクごとにパソコンなどの電子機器が必要になる場合、壁面のみのコンセントでは配線がごちゃごちゃになり、見た目も利便性も悪くなります。
床や天井にコンセントの増設工事を行うことで、すっきりした空間を演出できます。
自宅
小さな事業であれば自宅をオフィスとして構えるという選択肢があります。引っ越す必要がなく、様々な初期費用を大きく抑えることが可能です。しかし賃貸マンションと同様、小さい事業という印象を与えがちです。
また、自宅をオフィスとする場合は従業員という概念は一般的でなく、ご家族経営や自営業である場合が多いので、日常生活、仕事場両方の捉え方が必要になります。
自宅内すべてをオフィス仕様にしてしまうと、日常生活を送る上で落ち着きのない印象になりがちです。
自宅内の一室をオフィスと捉え、必要に応じたコンセントの増設などの工事を行うと良いでしょう。
バーチャルオフィス
起業時はオフィスの設立が基本ですが、最近ではオフィスを構えず登記登録できるバーチャルオフィスというビジネスが生まれています。
バーチャルオフィスとは、起業時に登記の名義だけを貸している事業のことで、オフィスを構える必要がない場合に利用します。登記の申請には、場所、電話番号などが必須になりますが、バーチャルオフィスは最低限必要な事項をすべて満たしてくれるのです。 実際にオフィスとして使用する物件ではないので、内装(改装)工事を施すという概念はありません。
まとめ
事業を起業する際、まずはオフィスの設立場所や物件を決めましょう。オフィスの設立許可が下りている物件であれば、戸建て住宅、マンション、テナント・ビルなど、基本的にどこでも設立が可能です。 オフィスの設立場所が決まったら登記を申請する必要があります。登記の申請は法務局に行いますが、設立から2週間以内に申請しなければ罰則の対象になるので十分注意しましょう。
オフィスを設立する物件には内装工事を施します。 内装工事の費用を抑えたい場合は、前事業の内装や設備が残っている居抜きオフィスを選びましょう。そのままの内装を使用することで、大掛かりなリノベーションの必要がありません。 前事業の内装や設備が残っていないスケルトンオフィス選ぶと、自由なデザインや間取りが決められます。しかしその分、費用はかさむので予算と見積もりを照らし合わせる必要があります。
また、大きなオフィスの場合はコンセントなどの利便性を確認しておきましょう。デスクなどの設備を導入したあとに、コンセントの増設を行うと非効率なので、内装工事の段階で業者に依頼するようにしてください。
設立前のオフィスの内装を決めるうえで他の業種のお店のリフォームも参考になります。 こちらの店舗リフォームページには様々な業種の店舗リフォームについて掲載していますのでお役立ててください。
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