オフィス移転の流れ
オフィスの移転は準備だけではなく、移転完了後にもやらなければならないこともあり、決して簡単な作業ではありません。 移転前にはどのような準備が必要で、移転が終わったらどのような手続きが必要になるのかなどが分かっていれば、移転計画を立てやすくなります。 そこで、オフィス移転に欠かせない作業を流れごとに区切って説明すると共に、移転に際しての注意点もご紹介します。
移転プランと目標設定
オフィスを移転するためには、物件やレイアウトだけではなく、スケジュールや費用の確認が欠かせません。ここでは、移転前の確認事項についてご紹介します。
プランの立て方と時期について
移転スケジュールはオフィスの規模によって異なります。100坪未満であれば4～6ヶ月前から、100坪以上であれば6ヶ月～1年前から移転計画を立て始めることで、移転作業をスムーズに行えます。
オフィス移転のための計画を立てる上で、移転の目的を明確にしておくことが大切です。 例えば、「オフィスの人員が増えてきたため面積の広い物件に移転したい」「オフィスのイメージを向上させる物件に移転したい」などです。
人員増加の場合は今後も増える予定はあるのか、増やすとしたらどれくらいの人員を予定しているのかなど、移転後の将来も含めて考えましょう。 移転先でも従業員が増え、手狭になってしまったため1年も経たないうちに移転しなくてはならないということを避けることができます。頻繁なオフィス移転は、大きなコストがかかります。
オフィスのイメージを向上させるために移転する場合、内装だけではなく外観やエントランスに気を配ることも重要になります。外観やエントランスは後から工事を行うことができないため、物件を選ぶ際には念入りに確認することをおすすめします。エントランスの広さやエレベーターの台数はビルの印象を左右する項目となります。
このように移転の目的にそって、移転先の新しいオフィスの場所や面積、内装やレイアウトなどを考えていきます。 まず、オフィスの移転を考えるときには、移転の目的を明確にしましょう。
解約予告期間について
現在のオフィスを対処する際、すぐに退去できるわけではありません。物件にもよりますが、退去する3ヶ月や6ヶ月前に、解約の意思表示をする必要があります。 このように事前にオフィスの退去を伝えることを解約予告といいます。解約予告は自由なタイミングでできるのではなく、解約予告ができる期間が決まっています。
この期間内に解約予告をしないと、新しいオフィスに移転しても、しばらくの間移転前の物件の賃料を払わなくてはならない場合があります。 賃料の重複を防止するためにも、現在のオフィスの契約書で解約予告期間を確認しておきましょう。
契約形態と特記事項の確認
現在のオフィスの契約内容によっては、すぐに退去できなかったり、退去が難しい場合があります。トラブルなく移転を完了させるために確認しておくべきことをご紹介します。
まず、定期借家契約を結んでいる場合、途中解約できないことがほとんどです。定期借家契約は、一定の期間を定めて賃借するため、期間内に退去することを見込んでいません。退去できたとしても、期間中の賃料と共益費は支払わなければなりません。
また、現在のオフィスを契約する際、フリーレントなどのキャンペーンを利用した場合、初回契約期間内での解約は違約金が発生したり、解約できないこともあります。 移転の予定に間に合うように退去ができるのか、違約金の有無と共に現在のオフィスの契約形態と特記事項を確認しましょう。
予算を組む
オフィスの移転には物件の契約金や引っ越し代だけではなく、新しいオフィスの内装費や什器代、現在のオフィスの原状回復費など、様々な費用がかかります。 そのため、前もって見積もりをとり、相場を知ることで、移転にかけられる予算が見えてきます。
物件探し
移転後のオフィスに求めるものや移転のための予算が見えてきたら、物件探しが始まります。 物件を探す際に確認しておきたいことや、予算を抑えるコツについてご紹介します。
内見時の確認事項
不動産やネットで気になる物件を見つけたら、内見で移転の目的を叶えられるか否かを実際に確かめてみましょう。 いくつかの物件を比較することで移転後のオフィスのイメージがつきやすくなりますので、希望の物件の他に3～5件は見てみることをおすすめします。
まず、物件の面積を確認しましょう。オフィス物件の面積は、はトイレや給湯室、廊下などを含んだ「グロス面積」か、貸室内だけの「ネット面積」で表記されています。 資料にはどちらの面積で記載されているのかを確認しておくことで、実際に物件を訪れた際に想像よりも狭かったといったことを防げます。
また、エレベーターや水回りがお客様でも分かりやすい所にあるか、 あるいは人が行き来することの多い職場であれば、他の人の動線を妨害することのない通路を確保できそうかなど、レイアウトをイメージしながら内見をしましょう。レイアウトはオフィスで働く従業員の居心地に左右します。
その他に、深夜や早朝に出入りする必要のある業種であれば、24時間出入り可能な物件であることも確認しましょう。
申し込みのタイミングで金銭面の交渉を行う
入居したいと思える物件を見つけた時点で申し込みを行いましょう。契約を結んでしまうと、金銭面の交渉が難しくなります。申し込みは契約前の段階です。 敷金や礼金、償却の減額や設備の変更などは申し込みと同時に仲介業者に依頼しましょう。
2つのオフィスの契約期間について
新たにオフィスを借りる場合、移転先のオフィスの内装工事期間を考慮して契約する必要があります。工事が終わり引っ越しが完了しても、現在のオフィスの原状回復工事が必要となります。オフィスの規模や工事内容によって期間は異なりますが、工事のために1ヶ月は現在のオフィスと新しいオフィスを重複して契約することになります。業務に支障をきたさない計画を立てましょう。
オフィスを契約
物件に申し込み、入居条件の合意ができたら、契約となります。契約時には申し込み時とは異なる書類が必要になります。 法人で契約をする際には履歴事項全部証明書と印鑑証明書、代表者及び連帯保証人の実印と住民票、印鑑証明書が必要です。 書類は全て原本での提出となります。
関係官庁への届け出
オフィス移転の際にはいくつか届け出が必要になりますので、移転の約1ヶ月前から準備を始めましょう。移転完了後の届け出で良いものがほとんどですが、移転前でも可能なものや移転前に届け出しなくてはならないものもあります。
たとえば郵便物届出変更届は、移転前に現在のオフィスの受持郵便局に提出する必要があります。また、移転前でも事業所所在地変更届の提出は可能です。現在のオフィスの管轄社会保険事務所に提出しましょう。
移転後10日以内には名称所在地変更届を移転後の管轄労働基準監督署に、雇用保険事業所変更届を移転後の管轄職業安定所に、移転後2週間以内には本店移転登記を移転前の管轄法務局に提出しなくてはなりません。その他に移転前の管轄都税事務所と移転前及び移転後の管轄税務署に異動届を提出する必要があります。
リースの名義変更と関係者への連絡
電話やインターネット、プロバイダーなどの通信関係の住所変更や複合機や電話機などのOA機器の名義変更、挨拶状の印刷といった作業も必要となります。通信関係の手続きは2～4週間はかかるため、移転が確定したら早めに手続きを行いましょう。
LAN工事は名義変更と合わせて移転先への設置手配が必要で、オフィスには欠かせないものですので、信頼できる業者に依頼したいところです。業者を選定する手間も考えると、早めに手配に取り掛かることをおすすめします。
OA機器をリースしている場合も登録名義の変更が必要です。複合機などの精密機械はメーカー指定の業者でしか動かせない場合があるため、どの業者に移動を依頼するのか、どのような日程で行うのかなどを事前に確認しておきましょう。
移転挨拶状の作成は、業者を選定し、デザインを考えることに加え、送付先リストを作成してから印刷を依頼し、納品されてから発送するなど、時間のかかる作業となります。移転1ヶ月～3週間前には送付することを考えると、移転2ヶ月前から動き出しておくと安心です。
内装工事
契約開始日に現地で鍵の引き渡しが行われ、引き渡し後に工事を開始できます。契約開始日から工事をしてもらうことで、契約期間を最大限生かすことになります。鍵の引き渡し時には、セキュリティの操作方法などの確認も必ず行ってください。
内装工事を依頼する際、業者に内装のコンセプトを伝えることで理想の内装デザインをつくれます。内装デザインは、オフィスの目的によって変わってきます。たとえば、業務の効率化を目指すのであればシンプルなデザインでデスクを多く配置できるレイアウトが考えられますが、ミーティングの多い職場であれば会議室のスペースを広く確保できるレイアウトが考えられます。
内装業者にはデザインから工事まで一括で行ってくれる業者の他に、デザインと工事をそれぞれ専門に行う業者など多くの内装業者があります。そこで、複数業者から同条件で見積もりをとり、費用や工事期間、デザインなどを比較することで、依頼したい業者が見えてきます。
内装工事はオフィスの規模で異なりますが、20坪程度の物件で1～3ヶ月程度かかります。移転予定日に間に合うように、内装のデザイン案と業者の選定は早めに済ませておきましょう。
引っ越し作業
新たなオフィスに移転する前には、必要なものと不用品の分別にとどまらず、重要書類を適切に処理するなど、オフィスならではの作業も必要です。引っ越し前に必要な作業や移転先で効率的に開梱を行うためのポイントをご紹介します。
事前準備から引っ越し当日までの流れ
運び出すものを開梱まで考えて梱包することがスムーズな搬入につながります。まず、デスクやキャビネットといった什器類に、レイアウトで割り振った番号を記入したステッカーを貼っておくと、移転後のレイアウトにかける時間を短縮できます。
デスク内にしまっていたものを梱包する段ボールなどにも、同じ番号を振りましょう。この時、段ボールを積み重ねても見える位置に番号を記入してください。同じものが複数ある場合、1-1、1-2といったように小番号をつけておくと、開梱がやりやすいです。
パソコン本体やモニターは専用の梱包をしてもらえますが、キーボードやマウス、配線類は別に梱包する必要があります。これらはひとまとめに梱包し、パソコン関連のものであることが分かるようにしておきましょう。
搬出の際は段ボール類から什器類、搬入の際は什器類から段ボール類という流れになりますので、搬出までには段ボール類を搬出しやすい場所にまとめておきましょう。廃棄物がある場合は、持っていくものと処分するものが混在しないよう、離して保管したりひと目で必要なものと不用品が分かるようにラベルづけしておくといった工夫が大切です。
搬出担当と搬入担当など、あらかじめ人員配置を決めておくと効率的に作業を行えます。全ての搬出が完了したら、オフィスの鍵の閉め忘れがないことを確認しましょう。移転先ですぐに搬入に取り掛かれるように、鍵を開ける担当も決めておくと良いでしょう。
廃棄処分について
液体が入っていたり中身の残っているスプレー缶は廃棄物として運搬できません。スプレー缶などを処分したい場合、あらかじめ中身を抜いておいてください。冷蔵庫やテレビといった家電は、オフィス家具とは取り扱いが異なるため、産業廃棄処分ではなく家電リサイクルとして処分しなくてはなりません。家電を処分する予定のある場合、取り扱いには気をつけましょう。
重要書類などは情報漏洩を防ぐために、処分方法に注意が必要です。シュレッターにかける他に、溶解処分を行う専門業者に処分を依頼するという方法もあります。
処分するものが多いほど処理に手間がかかります。処分方法が複雑なものもありますので、オフィスの移転が決まったら早めに必要なものと不要なものの仕分けを行いましょう。
オフィス移転の注意点
オフィス移転の流れでポイントとなる工程から、余裕を持って準備をすることがスムーズに移転を成功させるだけでなく、すぐに業務にとりかかるために必要な手続きを進めることができるということが分かりました。その中でも特に重要な点があり、そこを抑えていないと、予定通り移転できなかったり退去の際にトラブルが発生する可能性があります。滞りなく移転を進めるために特に注意すべきことをご紹介します。
契約書の内容に相違がないか確認する
物件を申し込む際にフリーレントなどの交渉を行った場合、特約事項に条件が記載されています。 解約する場合の条件も合わせて記載があります。 特別交渉を行ったにもかかわらず記載がないと、申し込み時に提示された金額と異なる賃料を請求されるといったトラブルにつながりかねません。
その他に退去時の対応などもトラブルになりやすいです。 移転後のトラブルを防ぐために、契約書は細部まで確認し、申し込み内容と相違がないことを確認した上で契約しましょう。
スケジュール管理をする
オフィス移転はいくつかの業者とやりとりすることになり、通常業務と平行して行わなければならないことから、スケジュールは複雑になりがちです。 業者とのやりとりがスムーズに行われないことで移転作業が停滞し、予定日に移転を完了できない可能性もあります。 そこで、移転に関するスケジュールを一つのシートで管理するなど、ひと目でスケジュールが分かる状態にしておくことをおすすめします。
通常業務で忙しいと、移転に関するスケジュールを細かく管理することも難しいでしょう。そのような場合は、オフィスの移転を代行するサービスの利用を検討してみてください。
原状回復工事日程を必ず確保する
原状回復工事は退去後に行われるものだと思っている方は多いです。しかし、退去時には借りたときの状態に戻さなくてはなりません。 つまり、物件の契約期間内に原状回復工事は完了している必要があります。 原状回復工事の日程を確認し、退去時には終わらせられる日程で業者に依頼しましょう。
原状回復工事の費用について
原状回復工事の作業内容を把握することなく全て業者に任せてしまうと、費用が大幅にかかります。たとえば使用しないパーテーションの撤去を業者に依頼するだけでも費用が発生します。引っ越しの事前準備で必要なものと不要なものを仕分ける際に、パーテーションの解体と処分を自分たちで行うなど、業者に依頼する作業を最小限にすることで費用を抑えることが可能になります。
まとめ
オフィス移転の流れと注意の必要な工程についてご紹介しました。オフィスの移転を検討する時というのは、従業員が増えて現在のオフィスでは狭くなった、利便性の高い立地にオフィスを構えたいなど、必ず理由があるはずです。移転の目的を明確にしておくことが、移転後のオフィスの規模や内装デザインを考える上で重要になってきます。
現在のオフィスから退去する場合、解約予告期間に退去を通知する必要があり、通知をしないことで退去してからしばらくは賃料を払い続けなくてはならない場合があります。契約形態によっては途中解約ができなかったり違約金が発生することもありますので、トラブルにならないように早めに契約書は確認しましょう。
物件の契約が完了したら、内装工事の手配やオフィス移転の挨拶状の作成、梱包などが始まりますが、郵便物届出変更届の提出や通信関係の住所変更といった様々な手続きも必要になります。業者との連絡や手続きの漏れを防ぐために、移転に関するスケジュールはすぐに把握できるようにしておきましょう。原状回復工事は退去時には完了している必要がありますので、原状回復工事の日程の確保は欠かさないでください。
オフィスの移転の大まかな流れといくつかのポイントを押さえて、スムーズに移転を行いましょう。
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