オフィスの増床が必要な時とは
オフィスの増床は「フロアを広くする」ことを意味していますが、どのような時にオフィスを広くしたいと感じるのでしょうか。 たとえば業績が順調に伸び、さらに事業を拡大しようと考えた時、もう少しスペースが欲しいと悩まれるでしょう。 また、増員を計画していれば、採用方法や社員間の業務管理をどうすべきかなどを見直すことはもちろんですが、現在のオフィスで手狭にならないかという心配も出てきます。
業務を行うには作業スペースの他、行き来しやすい通路などが必要です。 事業拡大や増員後も一人あたり十分な作業スペースを確保したり、業務ごとに作業スペースを区切っても動線を確保するためには、オフィスの増床が必要となる場合があります。 例えば、企業が増員したときに、その人員とデスクを確保するのが原状難しい環境であれば、あらかじめ受け入れ可能な環境の準備をしなければなりません。
面積が広ければレイアウトのゆとりはありますが、デッドスペースが生じる可能性がありますし、使用していないスペースが多過ぎては増床のための費用がもったいないですので、どの程度増床が必要となるかの計画が大切です。
オフィスの増床方法
企業をさらに進展させるためには、今以上に効率的に働けるオフィスが重要です。事業拡大や増員を計画していて、現在のオフィスの面積にゆとりがない場合には、増床が必要になるケースが多いです。
オフィスの増床には同じビル内でさらに広い物件を借りたり、ビルの建て替えなど、いくつか方法があります。それぞれのメリットとデメリットを把握し、増床計画の参考になさってください。
同じビル内で増床する（内部増床）
同じビル内で今より広い物件を借りる方法です。引っ越し費用などがかからない分、費用を抑えての増床が可能です。 また、入居審査が済んでいるため他の物件を借りるよりも審査に手間や時間がかからなかったり、審査が不要な場合もあります。
ただし、1フロアで希望の面積に満たない場合、複数のフロアに分ける必要が生じます。
フロアが分かれることでコミュニケーションがとりにくくなるだけではなく、各フロアにコピー機やサーバールームなどを配置しなくてはならないため、費用がかさんでしまいます。
1フロアで増床が可能であれば、費用も時間も節約可能な方法と言えます。
現在の物件と合わせて他の物件を借りる
同じビル内では希望の面積を実現できなそうであれば、現在の物件を借りたまま周辺でも物件を借りれば、費用を抑えた増床が可能です。 会議室や来客スペースなどは現在のオフィスに残し、新たに借りるオフィスはデスクとイスのみといったシンプルな設計の執務スペースにしてしまえば、すぐに業務に取り掛かることができます。
ただし、同じビル内での増床同様、コミュニケーションがとりにくくなり、関連性の高い部署が異なる物件に配置されてしまうと、業務の進行に影響を及ぼします。 出来る限り現在のオフィスに近い物件を借りるだけではなく、部署の関係性を基に部署の配置を考え、業務効率を低下させないように注意しましょう。
異なるビルに移転する（増床移転）
同じビル内に物件の空きが無かったり、周辺に希望の物件が見つからない場合、現在よりも面積の広いビルに会社全体で移転して増床するという方法があります。 オフィスがひとまとまりになるおかげで、オフィスが分散することで生じるコミュニケーションの問題が発生しません。
ビルやオフィスが変わることで新鮮な気持ちになり、従業員のモチベーションアップが期待できます。 増床で面積にゆとりが生まれれば、新しいエリアをつくることが可能になりますので、これまでのオフィスのマイナス面を解消した、より効率的に働けるオフィスを実現できます。
ただし、移転先が現在の住所と大きく異なれば、通勤時間や経路が大きく変わり、通勤に支障をきたす社員が出てくる可能性があります。 通勤手当や住宅手当などの範囲が変わることも念頭に置いておきましょう。
自社ビルの建て替え
自社でオフィスを所有している企業であれば、ビルを建て替えて増床することが可能です。 オフィスの住所を変えることなくオフィスを拡大できるため、住所変更に伴う手続きなどが不要です。
新築のオフィスで働けるため、従業員のモチベーションアップが期待でき、通勤時間や経路に変更がないおかげで通勤のストレスも生まれません。
ただし、ビルが建つまでの間の仮のオフィスを探さなくてはならず、新しいビルの建設費の他、仮のオフィスの賃料や敷金といったコストがかかります。 また、ビルの建設は時間がかかりますので、先を見越して計画を立てることが必要となります。
まとめ
オフィスの増床が必要な時や増床方法をご紹介しました。事業拡大や増員に対応するためには、増床が必要です。 増床には現在のビルで他の物件を借りる方法や自社ビルの建て替えなど、いくつか方法がありますが、それぞれにメリットもデメリットもあります。
費用を抑えたいのかどの部署も同じ物件に配置したいのかなど、優先事項を明確にして増床方法を選びましょう。 増床で業務の効率化を図れるオフィスをつくりましょう。
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