オフィスのレイアウトの重要性
オフィスのレイアウトはスペースの有効活用に役立つ他、動線や物の配置を工夫することで業務効率を高めることにもつながります。
業務の性質に合わないレイアウトですと、無駄な作業を増やし、効率を下げている可能性があります。
従業員のパフォーマンスを高め、仕事しやすい空間を作り上げるためには、オフィスのレイアウトを考えることは避けられません。
デスクのレイアウト例
オフィス内の作業の多くはデスクが欠かせません。 デスクの配置によって作業効率に違いが生じ、職種によって配置の向き不向きが異なります。 オフィスで採用されることの多いデスクの配置の特徴をご紹介します。
対向式レイアウト
対向式レイアウトとは、机を向かい合わせにし、いくつかの島をつくる配置です。多くの企業で採用されていることから、幅広い職種に対応できると言えます。 スペース効率が良いため、狭い場所でも作業スペースを確保することが可能です。
レイアウトしやすく、レイアウト変更も簡単な他、デスク間に配線を通すスペースを作れるため配線処理がしやすいというメリットもあります。 コミュニケーションを取りやすく、同じ業務をしている人たち同士で業務の管理がしやすいのも特徴です。
ただし、対面している人と視線が合いやすく、集中できない恐れや、他の人との距離が近いためにプライベートを確保しにくいというデメリットがあります。 ローパーテーションを設置するなどで個人の作業スペースを確保する工夫が必要です。
スクール式レイアウト
スクール式レイアウトとは、学校の教室のように同一方向に机を配置することです。受付や金融機関、テレフォンオペレーターで採用されることが多いです。 全員の視線が同じ方向になることでプライバシーが確保しやすくなるため、個人業務におすすめの配置です。
全員が同一方向を向くため、正面に立って指示を出しやすいというメリットもあります。 また、来客があった際は全員が気づくことができるため、お客様をお待たせすることも少なくなります。
ただし、コミュニケーションがとりにくかったり、人の出入りがしにくいというデメリットがあります。 デスクの数を少数にして列を区切り、同じ業務に携わる人たちでまとまることで、業務効率の低下を抑えられます。 その他に、配線用のスペースがとりにくいため、配線処理の工夫が必要となります。
背面式レイアウト
背面式レイアウトとは、デスクが壁やパーテーションに向くようにし、背中合わせに座れるような配置のことです。 チームごとに円を描くように配置すれば中央で打ち合わせなどができるため、チーム制で業務を行う部署におすすめです。
他の人が視界に入らないおかげで集中しやすく、コミュニケーションをとる必要のある時はすぐにとれるというメリットがあります。 広々したデスクでも配置しやすいため、複数のディスプレイを使用したり書類が多くても作業しやすいです。
どこでもコミュニケーションスペースをつくれるおかげで、会議室を別につくる必要がなくなり、作業スペースを広く確保することが可能です。
ただし、一人あたりのスペースが大きくなるため、狭いオフィスでの配置は難しいです。また、パーテーションを使用するなど、コストのかかるレイアウトと言えます。
ブース式レイアウト
ブース式レイアウトとは、一人一人のデスクをパーテーションなどで区切ることで、個室を作れる配置方法です。 集中力や高い技術を必要とされる職種におすすめです。 プライバシーが確保されると共に、人の視線や雑音が気になりにくいため、自分の仕事に集中しやすいのが特徴です。
ただし、パーテーションを設置する分費用が高くなったり、コミュニケーションがとりにくいというデメリットがあります。 内線電話やチャットツールを活用するなど、コミュニケーション方法を考える必要があります。
フリーアドレス式レイアウト
フリーアドレス式レイアウトとは、個人専用のデスクを設けません。その代わりに大きなテーブルとイスを配置し、好きな場所を選んで業務を行えるようにした配置方法のことを言います。 出入りの多い営業職や自由な社風のオフィスで採用されることが多いです。
毎日違う席で仕事ができるので、簡単に気分転換を図ることができます。また、違う部署とのコミュニケーションもとりやすくなります。 無線LANを採用し、個人にノートパソコンを支給すれば、配線や大きなパソコンで圧迫されることがなくなるため、すっきりとして開放感のあるオフィスにできます。
ただし、従業員の居場所を把握しにくいため、直接やりとりする際に目当ての人を探す手間がかかったり、管理者の配置が難しいのがデメリットです。 書類や事務用品を常備させることができないため、収納に工夫が必要です。
内勤メインの部署と外出の多い部署が混在している場合、部署によって固定とフリーアドレス式を使い分けることで、それぞれの業務スタイルに適した効率の良いレイアウトが可能になります。
効率の良いレイアウトをつくる上で重要なこと
デスクのレイアウト例から、仕事のスタイルによって効率の良いレイアウトが異なることをご紹介しました。 オフィスにはプリンターや休憩室など、デスク以外にも必要なスペースがありますので、効率アップのためには、これらのスペースのレイアウトも考えなくてはなりません。
また、通路のレイアウトによって効率の良い動線か否かが分かれます。デスク以外にオフィスの効率を左右するレイアウトのポイントをご紹介します。
デスク以外の配置も考える
オフィスのスペースはデスクなどの作業スペースだけではありません。 その他にも様々な目的を持ったスペースが必要になります。
- コピーや会議室等の業務支援スペース
- 文書保管庫やサーバールームなどの情報管理スペース
- 食堂や喫煙室などの生活支援スペース
- ロッカーや倉庫などの管理スペース
複数の人が使うスペースは誰もが使いやすい所に設けるなど、隣接させるスペースを考えることは、使い勝手の良いオフィスを作るためには必須です。
スペースのレイアウトを考えられたら、一人あたりの作業スペースが十分確保されているかを確認しましょう。 一人が仕事をするのに必要なスペースは2坪と言われていますが、イメージがつかなければ図面ソフトや間取り図作成ソフトで図面を作成して確認してみてください。 実際に見える形にすることで、業者に内装工事を依頼する際に希望を伝えやすくなります。
適切な通路幅の確保
オフィス内の通路があまりに狭いと、人が行き来しにくく、スムーズな通行ができないことは結果として業務の効率を低下させる原因になります。 動きやすい通路幅の確保は、業務の効率化につながります。
メインとなる通路は幅120cmは確保すると歩きやすいです。 イスや収納の開閉スペースを考えると、デスク同士やデスクと収納の間は180cmは開けておくべきです。 スクール式や背面式レイアウトですとデスクサイド同士やデスクとデスクサイドの間も通路となるため、これらの幅も考える必要があります。
デスクサイド同士は90cm、デスクとデスクサイドは120cmは開けておくと、通路の役目を果たせます。 通路幅も考慮しながらレイアウトを工夫しましょう。
まとめ
オフィスの効率の良いレイアウトを考える際のポイントをご紹介しました。 オフィス内のメインの作業スペースとなるデスクのレイアウトは、作業の集中力を高めたりコミュニケーションをとりやすくするなど、特徴の異なる様々なものが考えられます。 業務の特徴に合うものを採用しましょう。デスク以外にもオフィスには目的の異なるスペースをいくつか設ける必要があります。
関連性の高いものを隣接させることで、効率を高めることにつながります。 大まかなレイアウトが決まったら、一人あたりの作業スペースが十分確保されているか、通路幅は適切であるか確認してください。 レイアウトの特徴を活かして、業務の効率化を図りましょう。
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